Een evenement plan jij tot in detail. Over alles is nagedacht: locatie, catering, een inhoudelijk sterk programma, sprekers en netwerkmogelijkheden. Alles moet soepel verlopen. Óók de binnenkomst van je gasten. Je kent vast de grote kaartenbakken bij binnenkomst. Aansluiten bij de bordjes A t/m M, en dan hopen dat ze jouw kaartje vlot vinden zodat jij door mag naar de garderobe. Kaartjes zijn onvindbaar. Men heeft zich niet geregistreed. Ga zo maar door. Op piekmomenten staan hier lange rijen en beginnen de eerste bezoekers al te zuchten en te steunen. Daar gaat de eerste indruk…

Een digitale deelnemersregistratie maakt dit gelukkig een stuk eenvoudiger.

Hoe werkt digitale bezoekersregistratie?

Van full-blown tot eenvoudig. Ook digitale bezoekersregistratie komt in vele soorten en maten. Afhankelijk van jouw event, budget en voorkeuren kunnen wij u adviseren en ondersteunen op dit gebied.

Uw bezoekers registreert u online of handmatig, en verzamelt u in één database. Deze bezoekers krijgen na registratie op een gezet tijdstip een uitnodiging toegestuurd via e-mail. Deze uitnodiging bevat een QR-code of barcode en wordt meegenomen naar jouw event. Vergeten ze deze uit te printen? Geen probleem, dan scannen we de uitnodiging gewoon van de smartphone.

Na het scannen van de uitnodiging print een ticketprinter binnen 1 seconde een full-colour badge uit met daarop de naam van de gast. Hierbij kan ook uw bedrijfsnaam worden vermeld, of zelfs een kort programma gedrukt zijn.

Bij verlaten van het event kunnen de bezoekerseventueel ook “uitgecheckt” worden. Zo weet je precies, wie, waar en hoelang is geweest. Dit kan in de aftersales extra interessant zijn.

Zo krijg je een soepele binnenkomst met korte wachtrijen, zelfs op piekmomenten. En de interessante data krijg jij keurig digitaal opgestuurd naar afloop van het evenement.

Geen gesteun en gepuf bij binnenkomst. Een eerste indruk is gemaakt. En nu genieten van het evenement.

De voordelen op een rij

  • Een soepele binnenkomst van de deelnemers
  • Een professioneel uitnodigingstraject
  • Support op locatie
  • Weten wie er binnen  is, en hoe laat is binnengekomen
  • Duidelijk inzich in show / no-show rapportages
  • Branding: de badges worden op aanvraag voorzien van uw logo en huisstijl
  • Data, om je volgende event nog beter te maken
  • Een eerste indruk die past bij jouw evenement

Wat krijg je niet:

  • Lange wachtrijen bij aankomst
  • Zeurende bezoekers
  • Stress bij aanvang van je event.

Fijn, of niet?

Scanner

Scanners zijn er om QR/Barcodes te lezen. Zorg dat je de scanner huurt die jouw QR of Barcode ook daadwerkelijk kan lezen. Dit testen we van te voren.

Barcode scanners

Badgeprinters

Badges nodig? Badgeprinters kunnen in meerdere formaten eenvoudig een badge uitprinten. Binnen 1 sec. een badge uitgeprint!

Barcode scanners

Laptop(s)

De scanner sluit je aan op de laptop om de gescande uitnodigingen te registreren. Een stabiele laptop, met eenvoudige specificaties is voldoende.

Barcode scanners

Beeldschermen

Optioneel kan je beeldschermen huren om bezoekers informatie te tonen. Denk aan het dagprogramma, welkomstvideo, of social media feed.

Beeldschermen